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Employeurs : tout sur les frais de transport domicile-travail

Social
29/03/2022
La prise en charge par l’employeur des frais engagés par le salarié pour se rendre de son domicile à son lieu de travail est exonérée, sous certaines conditions, de cotisations et de CSG/ CRDS.

L’employeur :

  • doit prendre en charge une partie des titres d’abonnement aux transports publics,
  • peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant et des frais exposés pour l’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables…

Vous souhaitez verser une prime destinée à aider financièrement les salariés pour des frais de carburant ? Nous vous décrivons les dispositifs existants ci-dessous.

Il s’agit d’une prise en charge par l’employeur des frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail sous certaines conditions.

Exonération de toute cotisation et contribution dans la limite annuelle de 200 € par salarié pour les frais de carburant et dans la limite de 500 € pour les frais d’alimentation des véhicules électrique, hybrides rechargeables ou hydrogène.

Bénéficiaires

Le salarié peut prétendre à la prime de transport si :

  • sa résidence habituelle ou son lieu de travail sont situés en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains ;
  • l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.

La prise en charge n’est pas prévue si :

  • le salarié bénéficie d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique (voiture de fonction ou de service) ;
  • le salarié est logé dans des conditions excluant tous frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction) ;
  • l’employeur assure gratuitement le transport du salarié.

Modalités de prise en charge

Elles sont définies par accord d’entreprise ou accord de branche, à défaut une décision unilatérale de l’employeur, après consultation du CSE.

L’employeur doit faire bénéficier de la prime tous les salariés entrant dans le champ d’application, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail. Toutefois, rien n’interdit à l’employeur de moduler cette prise en charge en fonction de la distance séparant le domicile du lieu de travail. En revanche, il ne peut pas totalement exclure les salariés pour lesquels il estimerait la distance trop importante.

Le niveau de la prise en charge peut être réduit en cas de congés, congés maladie, embauche ou départ en cours de mois.

L’employeur doit disposer des éléments justifiant des frais de carburant ainsi que de la photocopie de la carte grise du véhicule du salarié et des justificatifs d’abonnement.

Faute de pouvoir prendre les transports en commun, les frais occasionnés peuvent être remboursés comme frais professionnels.

Pas de cotisations sur cette prise en charge si le salarié ne peut utiliser les transports en commun :

  • Soit parce que le trajet domicile-lieu de travail n’est pas desservi
  • Soit les conditions d’horaires particuliers de travail ne permettent pas au salarié d’utiliser les transports en commun.

L’employeur doit apporter des justificatifs relatifs au moyen de transport utilisé par le salarié, à la distance séparant le domicile du lieu de travail, à la puissance fiscale du véhicule et au nombre de trajets effectués chaque mois. Le salarié doit en outre attester qu’il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Au-delà du barème fiscal, l’employeur doit justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet. A défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l’ensemble des charges sociales.

Depuis, le 11 mai 2020, l’employeur peut, de façon facultative, mettre en place le forfait mobilités durables, qui permet de prendre en charge les frais engagés par le salarié pour se rendre de son domicile à son lieu de travail en utilisant certains modes de transport personnels « alternatifs » (c.trav. art L.3261-3-1 ; décret 2020-541 du 9 mai 2020, JO du 10).

Mode de transport couverts

  • Utilisation d’un cycle personnel (ex : vélo, électrique ou non, tricycle, trottinette électrique…)
  • Covoiturage, que le salarié soit conducteur ou passager
  • Recours à d’autres services de mobilité partagée (location et mise à disposition en libre-service de cyclomoteur, de motocyclette, de vélo électrique, de véhicule électrique, hybride rechargeable,
  • Utilisation par le salarié des transports publics (bus, tram, TER) dans ce cas, la prise en charge ne peut pas concerner les frais d’abonnement aux transports publics déjà pris en charge à titre obligatoire (voir après).

Modalités de prise en charge

Elles sont définies par accord d’entreprise ou accord de branche, à défaut une décision unilatérale de l’employeur, après consultation du CSE.

Montant de l’allocation annuelle

500 € maximum et par salarié.

Bénéficiaires

L’ensemble des salariés éligibles.

Les salariés à temps partiel employés pour un nombre d’heures inférieur à 50 % de la durée du travail à temps complet, la prise en charge est proratisée par le rapport « nombre d’heures travaillée / 50 % de la du travail à temps complet »

Cumul possible du forfait mobilité durable avec la prise en charge des abonnements de transport ou le remboursement des frais de transport domicile-lieu de travail

L’employeur doit prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnements souscrits par les salariés pour l’intégralité du trajet entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation du trajet (bus + train +…). Sont également concernés les services publics de location de vélos.

Bénéficiaires

Tous les salariés sont concernés y compris les salariés à temps partiel. Remboursement au prorata d’heures travaillées par rapport à un mi-temps pour les salariés dont la durée de travail est inférieure à un mi-temps.

Modalités

Seules les cartes d’abonnement annuelles, mensuelles ou hebdomadaires sont prises en charge par l’employeur.

Prise en charge

L’employeur peut prendre en charge une fraction supérieure à 50 % du coût des titres d’abonnement voire la totalité. Dans ce cas, la participation facultative de 50 % est exonérée de cotisations dans la limite des frais réellement engagés. 

Règles de cumul des prises en charge de frais de transport
Participation de 50 % aux abonnements à des transports publics de personnes ou à des services publics de location de vélos Prime transport (frais de carburant, d’alimentation électrique, etc.) Forfait mobilités durables
  • Pas de cumul avec la prime transport.

  • Cumul possible avec le forfait mobilité durable dans la limite d’exonération la plus élevée entre :

  • – 600 € ;
    – ou le montant de la prise en charge obligatoire des abonnements à des transports publics de personnes ou à des services publics de location de vélos (1).

  • Cumul possible avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.
  • Pas de cumul avec la prise en charge des abonnements à des transports publics de personnes ou à des services publics de location de vélos.

  • Cumul possible avec le forfait mobilité durable, dans une limite d’exonération globale de 500 €, dont 200 € maximum pour les frais de carburant (ex. : essence).

  • Cumul possible avec le versement d’indemnités kilométriques dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. Pas de cumul avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.
  • Cumul possible avec la prise en charge des frais de transports publics de personnes ou à des services publics de location de vélos dans la limite d’exonération la plus élevée entre :

  • – 600 € ;
    – ou le montant de la prise en charge obligatoire des abonnements à des transports publics de personnes ou à des services publics de location de vélos (1)

  • Cumul possible avec la prime transport, dans une limite d’exonération globale de 500 €, dont 200 € maximum pour les frais de carburant (ex. : essence). Cumul possible avec le versement d’indemnités kilométriques dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail (2)

  • Pas de cumul avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.
  • (1) Exonération dans la limite de 50 % du titre d’abonnement.
    (2) Source : www.urssaf.fr
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